Složeni prozori (Dokumenti)

Kod rada sa dokumentima vrijedi manje više sve što je rečeno u dijelu koji se tiče rada sa šifarnicima, ali postoje i neki elementi i radnje koji kod rada sa šifarnicima ne postoje. Prvo i osnovno to je izbor knjige odnosno serije dokumenata, a drugo je to što se za raliku od šifarnika koji se sastoji od jednog izvora podataka (jedne tablice), kod dokumentata u pravilu radi sa dva izvora (dvije tablice) - zaglavlja i stavke (stavke migu biti i dvostruke, pa u tom slučaju se radi o zaglavlju i stavkama1 i stavkama2.

Knjiga

       Svaki dokument u pravilu pripada u određenu seriju dokumenata (knjigu). Kada se pozvove (otvori) prozor koji prikazuje dokumente, on bude prazan, odnosnu prikazuje prazne tablice, sa strukturom (stupcima), ali bez podataka. Da bi se podaci prikazali, potrebno je odabrati seriju (knjigu) dokumenta koju želimo vidjeti. U određenom trenutku uvijek su vidljivi samo dokumeti koji pripadaju odabranoj seriji. Ako promijenite seriju, promijenit će se i sadržaj tablice tablice zaglavlja tako što će se prikazati dokumenti koji pripdadaju odabranoj seriji. Ako želimo vidjeti dokumente (u tablici) obavezno moramo izvršiti odabir serije, čak i onda ako postoji samo jedna.

       Također, i prije unosa novij podataka (dokumenata) obavezno se mora izvršiti izbor serije kako bi se odredila knjiga u koju želimo unijeti dokument, budući da svaki dokument mora pripdatati nekoj knjizi. Česta pogreška u početku korištenja programa je ta da počnete unositi (knjižiti) dokument, a da niste prije toga izvršili odabir knjige. U tom slučaju unos (tj. snimanje podataka) neće uspjeti i dobit ćete poruko o pogreški.

       Vezano za knjige treba napomenuti i to da se mogu po potrebi dodavati (otvarati nove). Program je inicijalno već napunjen sa određenim zapisima u tablici knjiga, i u pravilu oni zadovoljavaju većinu potreba korisnika. Dodavanje novih knjiga se ubraja u napredno korisštenje, i više o tome možete vidjeti ovdje. S druge pak strane, aliminiranje nepotrebnih (suvišnih) knjiga je puno jednostavnije, i to korisnik može obaviti sam, jednostavno desnim klikom mišra na odabranu seriju, i izborom ukloni iz pripdajućeg padajućeg izbornika. Prilikom slijedećeg otvaranja prozora, ta se knjiga više ne bi trebala pojavljivati u izborniku knjiga. Ako greškom isključite knjigu koju nista trebali, možete ju vratiti tako da iz maloprije spomenutog padajućeg izbornika (aktivirate ga na isti način desnim klikom) izaberete poništi, i knjiga će se vratiti. Doduše, vratiti će ne samo ta jedna knjiga, nego sve skrivene, pa će opet biti potrebno nepotrebne isključiti na opisani način.

Razdoblje

       Razdoblje (datum od i datum do) je još jedan novi element koji se nalazi na formi dokumenata, a nema ga na šifarnicima, i nalazi se odmah iza knjige. Datumi služe za to da ograničimo razdoblje iz kojega želimo prikazati dokumenta. Ovo se koristi kako bi se eventualno olakšalo pretraživanje i kako bi se dobilo na brzini u radu u slučaju da se radi o jako velikom broju dokumenata (u određenoj knjizi). Važno je da primejtite kako se promjenama ova dva parametra neće ništa dogoditi sa prikazom podataka ako ste prije toga već odabrali knjigu. Kako bi se uvjet (razdoblje) primjenio na podatke, potrebno je ili ponovo izvršiti odabir knjige, ili pritisnuti na tipku obnovi. Korištenje ovih parametara nema nekog velikog smisla ako je sustav (računalo) dovoljno brz, i ako količina podataka (dokumenata) nije toliko velika da bi se to značajno odrazilo na brzinu. Pogotovo zato što kod knjiženja odnosno unosa novih dokumenata sustav dodjele novih brojeva dokumenata radi tako da povećava broj iz zadnjeg reda u tablici za jedan, znači ne zadnjeg u bazi, nego zadnjeg trenutno prikazanog u tablici. u slučaju da ste koristili parametre za razdoblje (a niste ih kasnije vratili na prikaz cijele godine), broj novog dokumenta neće biti ispravan, Uzgred rečeno, isti problem se može pojaviti i ako su podaci u tablici presortirani po nekom drugom uvjetu osim broja (šifre) dokumenta.

Stavke

       Na prvi pogled najvidljivija razlika između šifarnika i dokuemenata je u tom što šifarnici u pravilu prikazuju podatke u jednoj tablici, dok se dokumenti u pravilu sastoje od dvije tablice (zaglavlja i stavaka), a u nekim slučajevima i tri tablice (zaglavlje i stavke1 i stavke 2). Zaglavlje dokumenta u pravilu sadrži broj dokumenta, datum dokumenta, eventualno napomenu, šifru kupca ili dobavljača, odnosno šifru skladišta ako je to potrebno, i ostale podatke koje se u pravilu odnose na cijeli dokument. U stavkama se, osim rednog broja u pravilu nalaze podaci o robi/usluzi - količina cijena(e), mjerna jedinica, stopa pdv-a, iznosi i sl. Naravno, postoje i neki drugi slučajevi i kombinacije (npr. kod plaće), ali i za njih će vrijediti isti principi i pravila koji će biti objašnjeni u nakstavku. Promjenom tekućeg (trenutnog) reda iz zaglavlja, automatski se mijenja i sadržaj tablice sa stavkama, na način da se u stavkama pojavljuju samo oni zapisi (redovi) koji pripadaju trenutno označenom (odabranom) zapisu iz zaglavlja.

       Također, odmah se vidi i da na dokumentima postoje dvije alatne trake za navigaciju i operacije sa podacima. Za njih vrijedi sve što je već o njima rečeno, uz dodatno objašnjenje da se jedna (gornja) odnosi na zaglavlje, a druga(donja) na stavke. Eventualno može postojati i treća, koja se odnosi na stavke br.2.

Unos podataka (dodavanje)

Unos zapisa (retka) u zaglavlju se radi na isti način kao i kod unosa zapisa u šifarniku - tako da se klikom na dodavanje (žuti plus) otvori novi (prazni red za unos. Pri tome je bitno da serija dokumenta (knjiga) bude prije toga odabrana. Broj dokumenta se satoji od tri ili četiri elementa. Prvi je oznaka serije (knjige), i sastoji se od tri znaka (slova ili broja). nakon toga slijedi crtica i godina u koju dokument pripada, i to u skraćenom obliku sa zadnje dvije znamenke, Treći dio je neobavezan, i prisutan je samo kod materijalnih dokuemenata, i kod onih financijskih dokuemenata koji se koriste i kao materijalno. Riječ je o oznaci skladišta kojem dokument pripada, i evidentira se u dvoznamenskastom obliku. Slijedi opet znak crtica, i peteroznamenkasta oznaka rednog broja dokumenta sa vodećim nulama. Za oznaku (broj) dokumenta vrijedi pravilo da mora biti jednistvena na razini knjige (serije dokumenta), isto kao i šifra na razini šifarnika. Također, kao i kod šifre u šifarnika, broj dokumenta se može unijeti zadati i ručno, ali ovdje se to ne preporuča, budući da svaki element broja dokumenta ima svoje značenje i mora zadovoljiti određenu uvjete. Naravno, ako postoji neki posebni razlog zašto to treba učiniti, i ako dobro znate što radite, slobodno to možete učiniti.

Rad u mreži i brojevi dokumenata

Program u potpunosti podržava rad u mreži, ali kod istovremenog knjiženja dokumenata, i to samo kod istovremenog knjiženja u istu knjigu (i eventualno na istom skladištu, ako ga ima), može doći do problema sa automatskom dodjelom rednih brojeva. U svim ostalim slučajevima nema problema. Kako je već spomenuto prije, redni broj se dodijeljuje tako da se zadnji broj iz tablice uveća za jedan. U ovom slučaju radi se tako da korisnici koji rade na unosu dokumenata dogovorno odrede proizvoljni broj koji im je (otprilike) potreban za unos dokumenata koje planiraju proknjižiti, i onda jedan od njih prije snimanja prvog dokumenta koji unese ručno ispravi dodijeljeni broj na način da ga uveća za onoliko koliko je drugi korisnik odredio da je njemu potrebno (brojeva) za unos. U tom trenutku taj broj postaje zadnji u tablici, i nakon toga oba korisnika nastavljaju knjiženje kao da se radi o običnom, redovnom unosu, budući da će se svakom od njih za svaki slijedeći broj dokumenta dosijeliti za jedan veći od zadnjeg iz njegove tablice. Još jednom napominjemo da su ovakvi slučajevi rijetki ili ih uopće nema, a ako bi se pojavila potreba za njima, onda postoje i neka druga rješenja - otvori se nova serija dokuemnta, i/ili novo skladište za svakog korisnika, i time se problem u potpunosti riješi.

Iznosi u tablicama

Iznosi u tablicama (u pravilu označeni svjetlijom sivom bojom) su podaci koji se izračunavaju automatski, i u pravilu ne služe za unos podataka (ipak, u nekim slučajevima moguće je u njih izvršiti unos odnosno upis podataka, ali samo kao pomoć prilkom izračuna (npr cijena rabata se može dobiti (izračunati) tako da se unese iznos rabata, i sl.). Dakle iznosi predstavljaju polja koja prikazuju vrijednosti koje se izračunavaju na temelju ostalih podataka koji su stvarno pohranjeni u bazi. Iznosi se prikazuju (mijenjaju) nakon snmanja podataka i obnavljanja prikaza (tipka obnovi). Budući da se to nakon snimanja automatski događa kod stavaka, u pravilu su u stavkama prikazani točni (osvježeni) iznosi. Stavaka u pravilu ima malo, i to ne predstavlja problem u smislu usporavanja kod prikaza podataka, Kod zaglavlja dokumenata zbog eventualno velike količine podataka (dokumenata) to može predstavljati značajno usporavanje u radu, i zbog toga se izvršava automatski, već eventualno pritiskom na tipku obnovi, i obavezno prilikom promjene knjige(serije) i kod otvaranja prozora.Posljedica svega toga je to da iznosi u zaglavlju mogu biti netočni. Oni i nisu tu zbog kontrole i provjere prilikom unosa (za to služe kontrolni zbrojevi iz naslova prozora), već za potrebe naknadne kontrole i pretraživanja podataka. Dakle ako ih želite koristit za kontrolu ili pretraživanje, prvo ih je potrebno osvježiti na jedan od prije spomenutih načina. Pretraživanje je moguće izvršiti preko pretraživača, ali i jednostavnim sortiranjem (klikom na naziv zaglavlja stupca) i ručnim traženjem.

Kontrolni zbrojevi

Budući da se kod dokumenata u pravilu radi o unosu stavaka koji imaju nekakav svoj iznos, potrebno je omogućiti i pregled zbroja jednos ili više iznos iz stavaka. Za to služi kontrolna traka koja se nalazi na samom vrhu prozora dokumenta (u retku sa naslovom prozora). T traka u pravilu sadrži broj dokumenta i zbrojeve iznosa sa pripadajućim nazivima (opisima). Npr mp iznos, vp iznos i slično. Ovi podaci sa automatski ažuriraju nakon snimanja, i uvijek bi trebali biti točni (za razliku od iznosa u tablici zaglavlja- vidi odlomak prije). Ova traka se može po potrebi urediti, na način da se u nju pojedni iznos dodaju ili da se iz nje izbacuju, ali to se ubraja u napredno korištenje, i više o tome možete vidjeti ovdje.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create CHM Help documents