Jednostavni prozori (šifarnici)
Šifrnici
slika - šifarnik poslovni partneri
Osim standardnih (windows) elemenata prozora (naslov, tipke minimize, maximize, restore i close) koje nećemo posebno objašnjavati, svaki prozor za rad sa šifarnicim se sastoji od tri osnovna elemenata: Alatna traka u prvom redu ispod naslova prozora tiče se prikaza (izgleda) prozora odnosno nekih njegovih elemenata. Svaki prozor mora sadržavati barem jedan dio, a to je Zaglavlje. Šifarnici se sastoje samo od zaglavlja, dok se dokumenti sastoje od Zaglavlja i od Stavaka. Neki dokumenti mogu imati i dvostruke stavke, i u tom slučaju se sastoje od tri elementa: Zaglavlja, Stavki1 i Stavki2. U slučaju kada prozor sadrži i Zaglavlje i Stavke sami određujete izgled prozora odnosno birate što želite prikazati - samo zaglavlje, samo stavke, ili i zaglavlje i stavke (ili i ostale kombinacije koje uključuju i stavke2 ako ih sokumant sadrži. Ova se opcija ne koristi u normalnom načinu rada, ali može biti korisna kod pregleda i pretraživanja podataka kada se želite ograničiti na određeni dio (samo stavke i ili samo zaglavlje). Pomoću njih možete povećati područje koje će prikazivati samo one podatke koji su vam u određenom trenutku potrebni (samo zaglavlje ili samo stavke). Ovaj odabir se također može i poništiti i vratiti u prvobitno stanje odabirom odgovarajuće tipke (zaglavlje i stavke). Nadaljem ToolbarG služi za prikaz odnosno sakrivanje alatne trake iz zaglavlja prozora (nalazi se odmah u slijedećem redu, neposredno ispod), ToolbarD za prikaz i sakrivanje alatne trake iz podnožja prozora. Ovo se isto tako koristi samo samo u posebnim situacijama i eventualno kod manjih monitora kako bi se dobilo na prostoru za prikaz podataka, a inače nema nekog posebnog smisla.Slijedeća alatna traka je Alatna traka iz zaglavlja prozora i odnosi se na prikaz podataka iz tablice (mreža, grid). Zadnja alatna traka je ona iz podnožja prozora, odnosi se na operacije sa podacima i navigaciju. Već smo spomenuli da svaki prozor može imati i neke specifične tipke i izbornike i oni se nalaze u istom redu kao i spomeuta alatna traka iz podnožja (dolje) za rad sa podacima, i oni se nalaze se u njegovom produžetku pa se čini da je ustvari njegov sastavni element.
Dakle, kada se pozove, odnosno otvori određeni šifarnik, onda to izgleda otprilike kao na slici gore.
Alatna traka za prikaz podataka sadrži elemente:
Tipka obnovi služi za osvježavanje podataka koji se trenutno prikazuju na ekranu, odnosno za njihovo ponovno učitavanje: Ako ju pritisnemo ponovo će se prikazati podaci (sadržaj šifarnika) u stanju kakvom je bio prilikom zadnjeg snimanja. Ako smo nešto u podacima promijenili, a nismo snimili, pritiskom na Ovnovi te će se promjene nepovratno poništiti, Isto tako, u slučaju mrežnog rada sa programom, podaci koji su prikazani u prozoru se odnose na stanje kakvo je bilo u trenutku kada smo prozor otvorili, a ako je netko u međuvremenu izvršio nekakvu promjenu na podacima, i tu promjenu je snimio, onda će se u našem prozoru ta promjena prikazati tek pritiskom na tipku obnovi. Napominjemo da se ova tipka ustvari aktivira automatski prilikom svakog pozivanja odnosno otvaranja prozora, pa je onda krajnji efekt isti, bilo da ju kliknete sami, ili da zatvorite prozor i (odmah ili kasnije) ga ponovo otvorite. Dakle tipkom obnovi se osvježava prikaz podataka u prozoru i to na način da uvijek prikazuje zadnje snimljeno stanje, dok se sve izmjene koje su eventulano lokalno napravljene na podacima trajno poništavaju.
Tipka ispis, kao što joj i sam naziv govori služi za ispis (dokumenata, šifarnika, izvještaja). Detaljnije o tome pogledajte u poglavlju izvještaji.
Tipka od (isto kao i do) služi nam za lakši odabir onoga što želimo ispisati. Klikom na tipku Od odnosno do u prazna polja koja se nalaze desno od njih upisuju se početne odnosno završne vrijednosti (najšečće šifre odnosno brojevi dokumenta) za koje tražimo ispis. U većini slučajeva prilikom pozivanja tipke ispis potrebno je izvršiti ovaj odabir. Ako želimo npr. ispisati samo jednu šifru odnosno dokument onda samo kliknemo na tipku od. Polje Od i Do se automatski popune sa vrijednostima iz odabranog reda u tablici (šifre ili dokumenta). Ako pak želimo ispisati više šifri odnosno dokuemenata, onda je na ovaj način označen početak raspona, i potrebno je definirati i kraj. To se radi tako da se pomaknemo na red u tablici koji označava zadnju šifru ili dokuement iz raspona i kliknemo na tipku do. Odgovarajuće polje će se popuniti sa odabranom šifrom odnosno brojem dokuemnta. Ove vrijednosti se mogu unijeti i ručno, utipkavanjem vrijednosti, ali je opisani način brži lakši.
Napomena: Česta pogreška prilikom pozivanja ispisa je prikaz praznog izvještaja, sa strukturom, ali bez podataka. Uzrok tomu je što nisu odabrani šifre ili dokumenti koje želite ispisati, pa se neće ispisati ništa.
Nekada se se spomenuta polja namjerno ostavljaju prazna, i to automatski podrazumijeva da želite ispisati čitav prikazani sadržaj. Ovo se najćešće odnosi na ispis šifarnika, i u pravilu ako ne odaberete ove vrijednosti bit će odabran ispis kompletnog šifarnika, dok kod ispisa dokuemnata to najčešće nije slučaj, već je obavezno potrebno odabrati što se ispisuje.
Ovaj odabir početne i završne šifre odnosno dokuementa moguće je još kasnije dodatno ograničiti prilikom definiranja parametara za ispis izvještaja, ali ga nije moguće i proširiti. Znači ovaj odabir odnosno ograničenje je prvi korak, i njime se određuje izvor podataka za izvještaj. Taj izvor se može kasnije još samo dodatno ograničiti u drugom karaku prilikom definiranja parametara ispisa.
Nađi - klikom na ovu tipku otvra se složeni pretraživač pomoću kojega možemo izvršiti pretraživanje podatak prikazanih u tablici (u ovom slučaju šifarnika). Pretraživač izgleda ovako:
U prvo polje (tekst) upisujemo izraz koji tražimo - to može biti šifra, naziv, ili općenito pojam koji želimo pronaći, ili pak samo jedan njegov dio. U slijdećem polju (stupac) određujemo u kojem stupcu želimo izvršiti pretraživanje. Ovo je bitno ako se želimo ograničiti samo na određeni stupac, ali ako želimo pretraživanje primjeniti na cijelu tablicu, odnosno na sve stupce, onda je ovaj podatak nebitan. Nakon toga zadajemo naredbu za pretraživanje - to može biti Unutar stupca - ako želimo pretraživanje ograničiti na samo odabrani stupac, ili Untar tablice ako želimo izvršiti pretraživanje na nivou cijele tablice. Slijedeća tipka (unutar stupca+) omogućava nam da primjenimo novo pretraživanje (sa novim uvjetima (u polju tekst), ali sada kao dodatni uvjet koji se kombinira sa prethodnim. Klikom na obično pretraživanje (unutar stupca ili unutar tablice) prethodni uvjet bi se zanemario i primjenio bi se samo posljednji, dok se odabirom unutar stupca+ prethodni uvjet(i) zadržavaju i kombiniraju sa novim. Nadalje, Odabirom tipke u stupcu traži se samo onaj podatak koji točno (cijelim svojim sadržajem) u potpunosti odgovara uvjetu (kod običnog pretraživanja dovoljno je da se traženi tekst pojavi bilo gdje unutar polja(stupca) odnosno tablice, ovosno o tome je li traženo pretraživanje po stupcu ili čitavoj tablici). Tipkom Poništi uklanjaju se zadani uvjeti i opet se prikazuje čitav sadržaj tablice (u ovom slučaju šifarnika) bez ikakvih uvjeta. Tipkom zatvori zatvara se prozor pretraživača (filtera),
Poništi - poništava uvjete iz pretraživača (filtera) koji se zadaju na način opisan u prethodnom odlomku.
Izvoz - služi za izvoz odabranih redaka iz tablice u određeni format i predstavlja napredno korištenje. U pravilu se koristi za razmjenu podataka između različitih baza (subjekata), ili za razmjenu podataka sa tabličnim kalkulatorom (MS Excel).
Alatna traka za navigaciju i operacije sa podacima sadži slijedeće elemente:
-strelica lijevo sa okomitom crtom - prvi
-strelica lijevo - prethodni
strelica desno - lijdeće
strelica desno sa okomitom crtom - zadnji
pomoću ovih tipki može se izvršiti odabir tekućeg reda, odnosno možete se kretati po sadržaju tablice i pomicati teući red, redom kako je navedeno: prvi, prethodni, slijedeći i zadnji.
između tipki prethodni i slijdeći nalazi se brojčana oznaka tekućeg retka, i u nastavku ukupan broj redova u tablici. odabir tekućeg retka također je mogući izvšiti i direktnim upisom u maloprije spomenuto polje brojčane oznake tekućeg reda. Ako tražena oznaka (redni broj) postoji i ako je dostupan, kontrola će se automatski prebaciti na željeni red.
Slijede tipke dodaj (žuti plus), obriši (crveni križić) i Snimi (plava disketa)
Dodaj - Ako želite izvršiti dodavanje podataka (unos novih podataka) klikom na ovu tipku u tablici će se otvoriti novi red. Taj red obično nije posve prazan, i u njemu su već upisane neke vrijednosti. U pravilu je to šifra (redni broj), datum (kod dokumenata) i eventualno još neki koji su prethodno zadani (npr. konto kupaca kod računa i sl.). Ove vrijednosti su ponuđene, i kao takve se mogu zadržati, ali ih možete i promijeniti ako želite, Ostale vrijednosti (prazna polja) treba popuniti. Neka polja su obavezna za unos (npr. šifra kupca kod računa), a neka nisu obavezna (npr. napomena). Ako pokušate snimiti unos (red iz tablice), a da niste unijeli sve neophodne podatke prilikom snimanja dobit ćete poruku o greški i nećete moći izvršiti snimanje (dok te podatke ne unesete). Jedna napomena vezana za dodjelu šifri kod rada sa šifarnicima: Ako u tablici već postoje unešeni podaci (redovi), kad kliknete na tipku dodaj, za novu šifru program će ponuditi šifru za jedan veću od one iz zadnjeg reda u tablici. Kao što je već spomenuto, možete ju prihvatiti, ali i promijeniti ako vam ne odgovara i umjesto nje upisati neku drugu (pri tome vrijede i neka pravila: ta šifra ne smije već biti prije dodijeljena, ne smije biti duža nego što je dozvoljeno, i slično).
sortiranje i dodijela novih šifri:
Budući da je šifra kod šifarnika u pravilu alfanumerički podatak (dopušta se unos i slova i brojeva), onda je i sortiranje prilikom prikaza sadržaja u tablici tome prilagođeno. To može predstavljati problem ako za šifru koristite isključivo numeričke vrijednisti (brojeve). Tako da ako npr imate deset šifri koje redom glase: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 i 10, program će ih u tablici zbog spomenutog alfanumeričkog sortiranja prikazati kao 1,10,2,3,4,5,6,7,8,9. Taj problem možete riješiti tako da dodate vodeću nulu (ili nule) ispred šifri, pa ako tako postupite sertiranje će biti u redu (01,02,...09,10). Općenito, ako koristite isključivo numeričke šifre, preporuka je da odredite koliko vam je otprilike šifri potrebno za koji šifarnik, i u skladu s tim odredite koliko ćete nula dodati na poetak. Npr ako vam je za šifarnik poslovnih partnera dovoljno osigurati unos za 100 poslovnih partnera, onda krenete od 00 ili 01 i nastavite dalje, za tisuću krenete od 001, itd. Naravno da ako pogriješite u planiranju i potrošite sve predviđene šifre, uvijek možete povećati broj znamenki i nastaviti dalje. Općenito, najpregledniji je rad sa šiframa koje su jednake duljine, pa vodite o tome računa kod planiranja dodijeli novih šifri. Ako koristite alfanumeričke podatke za šifre, onda se dodjela nove šifre (automatski izračun) radi tako da se alfa dio (znači dio koji sadrži slova) zadrži (prepiše), a numerički dio se uveća za jedan. Npr. ako je stara (zadnja) šifra A1, nova (dodijeljena) će biti A2, ako je stara A01, nova će biti A02, itd. Kod nekih šifarnika (npr. šifarnika robe) možete kombinacijom znakova (slova) i brojeva pokušati učiniti šifarnik preglednijim. Npr. kod poslovnih partnera svim kupcima dodijelite šifru koja počinje sa K, a dobavljačima šifru koja počinje sa D (ovo se u pravilu ne radi tako, ali ovdje navodimo samo kao ilustrativni primjer). Znači šifre kupaca idu od npr K001 do nekog broja, revcim K222, a šifre dobavljača idu od npr D001 do šifre D111. Budući da zbog prije spomenutog načina sortiranja slovo K u abecedi dolazi nakon D, redoslije šifri u šifarniku će biti D001,D002..,D111,K001,K002,..,K222. I sada ako poželimo unijeti novog kupca u šifarnik, sve će biti u redu, jer će mu biti dodijeljena šifra za jedan bveća od zadnje tj. K223. Ako pak želimo unijeti novog dobaljača, i pri tome želimo zadržati važeća pravila odnosno redoslijed sortiranja, program će nam opet dodijeliti prvu slobodnu šifru tj. K223, a mi bi ju sami trebali promijeniti u D112, i onda nastaviti sa unosom i izvršiti snimanje. Dakle, moramo pogledati u šifarnik koja je šifra sada na redu (kod velikih i složenih šifarnika to može biti naporno i komplicirano), ili negdje moramo ručno voditi evidenciju o slobodnim i dodijeljenim šiframa, što je isto loše i nepraktično. Ovaj problem rješavamo tako da nakon što otvorimo novu šifru (i u našem slučaju dobijemo prvu slobodnu tj K223), u polje šifre upišemo onaj dio šifre koji želim zadati i zadržati (u našem slučaju slovo D), i u nastavku upišemo dva znaka plus (++). To je naredba kojom programu zadajemo da sam izračuna preostali dio šifre na način da poveća za jedan najveću koja zadovoljavauvjet sa početka, odnosno ispred ++. U našem slučaju program bi izračunao da je to šifra D112. Naravno, ovaj fiksni (zadani) dio šifre (slovo D u primjeru) može se sastojati i od više znakova, a ne samo jednoga. Još jednom napominjemo da je ovo samo primjer, i u pravilu se šifarnik poslovnih partnera ne formira tako da vodite posebno kupce, a posebno dobavljače (ali ako iz nekog razloga to želite, slobodno možete), i ovaj način formiranja šifarnika se najčešće koristi kod šifarnika robe, koji se na taj način indirektno grupira.
Obriši - Prije nego što pokrenete postupak brisanja potrebno je označiti podatke (red ili redove iz tablice) koje želite obrisati. To se radi tako tako da se pozicionirate na red (šifru) koju želite obrisati. Ako želite obrisati više redova (šifri) odjednom onda ih označite tako da lijevim klikom miša utisnete strelicu koja se nalazi ispred prvog supca tablice na prvom ili na zadnjem redu u tablici koji želite obrisati i držeći tipku miše pritisnutu, povlažite strelicu miša prema gore ako ste krenuli od posljednjeg ili prema dolje ako ste krenuli od prvog, i kada dođete na prvi, odnosno na zadnji red koji želite obrisati tipku na mišu otpustite. Redovi koje ste htjeli označiti trebali bi biti označeni (selektirani). (Naravno, ako želite izvršiti brisanje više redova, to možete izvršiti tako da ih brišete jedan po jedan). Slijedeći korak je pokretanje postupka brisanja (klikom na tipku brisanje). Ako je sve u redu prilikom brisanja dobijete još jedno upozorenje (priliku da odustanete). Nakon toga slijedi brisanje podataka, ali još uvijek na na bazi podataka, već samo iz tablice tj. iz pregleda podataka koji trenutno imate pred sobom otvoren). Slijedi pitanje:
ako odgovorite potvrdno, podaci se nepovretno brišu (odnosno brisanje se izvodi na bazi podataka). Ako odgovorite sa Ne, i izađete iz prozora (zatvorite ga) i ponovo ga otvorite, ili samo kliknete na tipku obnovi podaci bi još uvijek trebali biti tu.
Sve ovo vrijedi samo za jednostavne slučajeve, dok samo brisanje najčešće ne ide tako jednostavno. Kod baza podataka postoji nešto što se naziva referencijani integritet. Kompletna baza podataka se zasniva na podacima i na vezama među njima: Npr ako želim u bazu podataka unijeti novi račun, moram između ostalih podataka unijeti i podatke o kupcu (odnosno njegovu šifru). Ako zapis o kupcu (odnosno njegova šifra) ne postoji u šifraniku kupaca, onda mi program neće dopustiti unos takvog nepotpunog ili neispravnog računa (bez unosa ispravne šifra kupca). Isto tako, svaki kupac u šifarniku mora imati u okviru podataka o adresi pridružen i poštanski broj (ptt ured) sjedišta gdje je registriran. Ovdje mu se može dodijeliti samo šifra poštasnkog ureda koji je otvoren u okviru šifarnika poštasnkih ureda, i tako dalje.. Između podataka (odnosno tablica u bazi podataka) postoje veze. One se definiraju prilikom dizajniranja baze podataka, i korisnik o njima ne mora znati puno, ali su bitne kod brisanja podataka. Ako želite obrisati neki zapis to nećete moći izvršiti ako postoje neki zapisi u bazi podataka koji su za tu šifru vezani, i to tako da tu šifru (podatak) tretiraju kao obavezan. Ukratko npr. ako želite obrisati šifru kupca iz šifarnika poslovnih partnera to nećete moći učiniti dok god postoje računi (ili neki drugi dokumenti ili podaci) u kojima se ta šifra koristi. Taj problem je prisutan u suprotnom smjeru i kod unosa podataka (ne možete dodati račun ako mu ne pridružite kupca). U pravilu takva situacija kod brisanja (nemogućnost brisanja) vam govori da nešto radite krivo. Ako ipak iz nekog razloga želite nastaviti dalje, onda prvo treba izvršiti brisanje (ili promjenu) svih vezanih zapisa, pa se onda vratiti na početak i obrisati zapis koji želite. Npr u našem slučaju kupac - račun, prvo bi trebalo obrisati sve račune (ili ih promijeniti tako da im dodijelite nekog drugog kupca), i onda kada oslobodite šifru kupca mogli bi ju obrisati.
Snimi - snimanje se vrši nakon dodavanja novog podatka, nakon ispravka postojećeg ili nakon brisanja (automatski u postupku brisanja ako odgovorite potrdno na pitanje sa slike). Snimanje se izvodi samo ako je sa podacima sve u redu (znači svi obavezni podaci su unešeni, i sve vezane šifre su ispravno zadane). Kod unosa podataka, odnosno dodavanja novih redova u tablici preporuča se izvršiti snimanje nakon unosa svakog novog reda. Ovo nije obavezno, ali je korisno, jer u slučaju nekih komplikacija i problema kod snimanja imat ćete minimalan gubitak podataka. Naime, koliko god se trudili obraditi sve moguće pogreške u progamu uvijek postoje i neke neobrađene koje mogu dovesti do toga da se program zablokira, odnosno da prestane funkcionirati. U tom slučaju morate ga ponovo pokrenuti, a sve promjene (unos podataka) koje eventualno nisu snimljene biti će izgubljene. Dakle, preporuka je da se snimanje izvršava nakon unosa svakog novog reda (ili izmjene podataka), ali nije obavezno. Inače, kada se priviknete na rad sa programom to će vam prijeći u naviku, jer se sve svodi na jedan klik mišem(ili na pritiskanje kombinacije Ctrl+S - vidi skraćenice tipkovnice), a pri tome smanjujete mogunost gubitka podataka na minimum. Inače kod unosa novog podatke i/ili promjene odnosno ispravaljanja postojećeg, u produžetku (na kraju) alatne trake u kojoj je sadržana ova tipka pojavljuje se natpis "nije snimljeno". Kod dokumenata ovaj natpis stoji samo u odgovarajućoj alatnoj traci u zaglavlju, ali se odnosi i na (sve) stavke, dok kod šifarnika i postoji samo jedna alatna traka, i odnosi se na šifarnik. Dakle ovaj natpis nećete vidjeti u stavkama (kod dokumenata) već samo na šifarnicima ili u zaglavlju dokumenta (ali stavke se obuhvaćene u zaglavlju).
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create iPhone documentation